Práca & podnikanie

Použite tieto tipy, aby ste mali efektívnejšie porady

Je to smutné, ale väčšina stretnutí nebýva efektívna. Pre mnohých sú preto vnímané ako nevyhnutnosť, ktorú chcú mať čo najskôr za sebou. Dá sa však absolvovať aj stretnutie, ktoré bude efektívne a v ktorom budú všetci zúčastnení pozorní.

Aby bola porada efektívna, je dôležité mať správneho lídra, ktorý ju dokáže v takom duchu udržať. Je pritom potrebné dodržať päť vecí, aby nešlo len o stratu času:

1. Udržte pozornosť ľudí – nuda je nepriateľom každého stretnutia a je vcelku bežná na tých týždňových poradách, preto treba prísť na to, ako danú skupinu ľudí udržíte neustále v strehu. V prvom rade sa netreba snažiť do porady zaradiť príliš veľa bodov programu a snažte sa neopakovať dané body dva týždne po sebe. Taktiež si porady spestrite. Vždy vyberte jedného člena tímu, ktorý dostane priestor vyjadriť sa počas trebárs piatich minút na tému, ktorá ho zaujíma alebo trápi mimo práce. Tiež je dôležité mať jasný plán porady a zbytočne ju nenaťahovať.

2. Zbavte ľudí ich rozptýlení – problémom v súčasnosti je to, že na porady si so sebou ľudia berú tablety a mobilné telefóny, čo spôsobuje, že sa im venujú viac ako tomu, čo sa preberá na stretnutí. Stimulujte ľudí, aby ich cez poradu nepoužívali. A keď niekto bude hovoriť, že si tam robí poznámky, zaveďte novú kultúru – zapisovanie si vecí na papier alebo do zápisníka. V tejto digitálnej ére to bude zaujímavým spestrením.

3. Utíšte ich taktne – ak sa nájde osoba, ktorá vyrušuje alebo osoba, ktorá je taká dominantná pri svojom prejave, že nedáva nikomu inému priestor, mali by ste ju utíšiť. Každý by mal dostať priestor vyjadriť svoj názor a osoba, ktorá nikoho nepustí k slovu, z tohto priestoru ukrajuje a navyše znižuje chuť druhých s niečím sa zveriť. Utíšiť takú osobu je možné naplánovaním rozoberanie jeho vstupu na ďalšej porade alebo technikou rozdelenia jednotlivých bodov programu medzi členov tímu. Keď bude vedieť, že jej čas určite príde, bude menej inklinovať k dominantnému prejavu.

Potom môže na stretnutiach dôjsť k situácii, keď sa niečo opýtate alebo chcete počuť návrhy zúčastnených a všetci sú ticho. Čo robiť v takejto situácii?

Treba si uvedomiť, že niektorí ľudia sú introvertnejší a majú problém vyjadriť sa verbálne v prítomnosti iných ľudí. Preto by ste im mali otázku položiť ešte pred stretnutím, aby mali čas sa na to pripraviť. Tiež im môžete dať príležitosť poslať vám návrhy dopredu e-mailom. A potom sa môže o nich diskutovať na porade. Dopredu môžete pripraviť aj celý tím na to, že sa budete pýtať otázky. Povedzte im, že pôjde aj o brainstorming, aby sa na to pripravili.

Zdieľať článok na Facebooku