Práca & podnikanie

Ako napísať e-mail tým správnym spôsobom?

Komunikácia prostredníctvom e-mailov je vo svete podnikania základom, ale nie každý vie, ako ju využívať korektne. Prinášame vám tipy, ktoré vám vašu elektronickú poštu vylepšia.

E-mail sa zaradil do sveta biznisu prirodzene bez toho, aby vznikla nejaká etiketa. Ak však chcete písať správy tým správnym spôsobom, uistite sa, že aspoň zohľadníte nasledujúce tipy:

1. Nepíšte niečo, čo by ste nechceli zverejniť - uvedomte si, že e-mail nie je tajná komunikácia. Aj keď niečo vymažete, neznamená to, že je to definitívne zmazané. A nikdy neviete, čo so správou urobí druhá strana.

2. Píšte skôr neformálne - nepíšte formálne listy s piatimi odsekmi, aby ste povedali niečo, čo sa dá napísať dvoma alebo troma vetami. Nerozpisujte sa a píšte skôr neformálne. Uistite sa len, že nemáte žiadne preklepy a veľké gramatické chyby.

3. S humorom buďte opatrní - ide o písaný prejav, a tak chýbajú výrazy tváre, ktoré by mohli druhej osobe naznačiť, že žartujete. Preto si na humor dávajte pozor, prípadne sa mu vyhnite úplne.

4. Uistite sa, že je adresát správny - vždy si radšej dvakrát skontrolujete, či správu posielate osobe, ktorej ju chcete poslať. Ak by ste v tom zlyhali, mohli by vás čakať nepríjemné následky.

5. Vyhnite sa spamovaniu - neposielajte časté, otravné a nevyžiadané správy. Nerobte to, čo by ste nechceli, aby niekto robil vám.

6. Napíšte správny predmet - predmet by mal zaujať. Dajte si na ňom záležať hlavne vtedy, ak oslovujete niekoho nového alebo začínate novú komunikáciu. Malo by to byť lákadlo, ktoré človek láka e-mail otvoriť a zároveň by malo jasne a stručne vyjadriť podstatu správy.

7. Využite podpis na maximum - okrem pozdravu a mena by ste mali pri podpise uviesť všetky kontaktné údaje a napríklad aj odkazy na vaše web stránky.

8. Majte rozumné očakávania o odpovedi - to, že vám niekto odpíše do piatich minút neznamená, že vám tak rýchlo odpíše každý. Ak vám niekto odpíše aj o deň, dva či tri, mohol mať na to dôvod – stretnutia, cestovanie, deň voľna. Vždy počítajte s rezervou.

9. Nevyužívajte e-mail na negatívne odkazy - ak chcete niekoho za niečo pokarhať alebo chcete niekoho odobrať od projektu, nikdy to nerobte cez e-mail. Tieto veci sa musia riešiť tvárou tvár, hoci to môže byť pre vás nepríjemné.

10. Nenahrádzajte konverzáciu - ak chcete niečo odkázať kolegovi, ktorý je vzdialený dva stoly od vás, povedzte mu to osobne. Nenahrádzajte e-mailom konverzáciu a nevyužívajte ho ani ako chat.

Zdieľať článok na Facebooku